Burmistrza Miasta Dęblin
z dnia 19 kwietnia 2005 roku
Na podstawie postanowień zawartych w art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, póz. 1541 ze zmianami) ,iw art. 21 ust 1 i w art. 86 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, póz. 95 ze zmianami) oraz w art.34 ust. l ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 ze zmianami),
zarządzam co następuje:
§ 1
Powołuję Komisję w składzie:
Przewodniczący:
- Sekretarz Miasta
Członkowie:
- Specjalista ds. administracji - prowadzący archiwum zakładowe
- Kierownik Kancelarii Tajnej
§ 2
Komisja w składzie wymienionym w § 1 - dokona przeglądu dokumentów oznaczonych klauzulą "tajne" i "poufne" - znajdujących się w kancelarii tajnej Urzędu i w archiwum zakładowym ( w odniesieniu do dokumentów poufnych ) - zarówno otrzymanych jak też i wykonanych w Urzędzie i w efekcie tego przeglądu ustali:
1. Które dokumenty tajne i poufne - z wytworzonych do dnia 10 maja 1990 roku - kwalifikują się:
a. do zniszczenia - wobec upływu wymaganego okresu
przechowywania i z pominięciem dokonywania zmiany klauzuli,
b. do dokonania zmiany klauzuli "tajne" i "poufne" - na klauzulę
niższą - odpowiadającą obowiązującym w Urzędzie wykazom
rodzajów informacji stanowiących tajemnicę - z jednoczesnym ich wyłączeniem ze zniszczenia, jeżeli wymagany okres przechowywania tych dokumentów jeszcze nie upłynął.
2. Które dokumenty tajne i poufne - z wytworzonych w Urzędzie od dnia 10
maja 1990 roku - kwalifikują się:
a. do zniszczenia - wobec upływu wymaganego okresu przechowywania i z pominięciem dokonywania zmiany klauzuli,
b. do dokonania zmiany klauzuli "tajne" i "poufne" - na klauzulę niższą i zgodną z wykazem rodzajów informacji niejawnych
obowiązującym w Urzędzie - z jednoczesnym wyłączeniem tych
dokumentów ze zniszczenia,
c. do zachowania posiadanej klauzuli.
3. Które dokumenty tajne i poufne - z otrzymanych przez Urząd - od dnia 10 maja 1990 roku - kwalifikują się:
a. do zniszczenia - wobec upływu wymaganego okresu przechowywania,
b. do zachowania posiadanej klauzuli - wobec braku informacji od
|. wykonawcy tych dokumentów o zmianie klauzuli.
§ 3
Komisja jak w § 1 - realizując zadania wynikające z postanowień zawartych w § 2 - pkt l .a., pkt 2.a. oraz pkt 3.a. - sporządzi spis dokumentów tajnych i poufnych zakwalifikowanych do zniszczenia. Spis winien specyfikować:
- numer dokumentu i numer liczby dziennika korespondencyjnego, pod którym dany dokument był zarejestrowany oraz czego dotyczył,
- określenie daty tego dokumentu,
- określenie kategorii archiwalnej wymaganej dla danego dokumentu,
- ilość kart (arkuszy) danego dokumentu.
Spis należy wykonać w czterech egzemplarzach.
§ 4
Komisja jak w § l - sporządzi protokół obejmujący dokumenty tajne i poufne -określone w § 2 - pkt l .b. i pkt 2.b. - wyłączone z brakowania - wobec których zasadne jest dokonanie zmiany klauzuli tajności. Protokół winien uwzględniać -
- numer dokumentu i jego numer ewidencyjny,
- dotychczasową klauzulę,
- klauzulę proponowaną oraz
- podstawę prawną zmiany klauzuli.
§ 5
Dokumenty, w odniesieniu do których zmieniono klauzulę tajności, a więc te, które stały się dokumentami jawnymi, ale nie kwalifikującymi się do brakowania (zniszczenia) -
- skompletować w jednej teczce akt ( przy większej ilości dokumentów -
ilość teczek może być większa),
- przekazać do archiwum zakładowego.
Nowe teczki akt w wymagany sposób opisać i zarejestrować w "rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych". Dokonać stosownych adnotacji odnośnie zmiany teczki akt i numerów kart - w 4 rubryce Nr 3 dziennika korespondencyjnego - w odniesieniu do dokumentów, które wyłączono ze zniszczenia.
§ 6
Do archiwum zakładowego podlegają przekazaniu dokumenty poufne, w odniesieniu do których upłynął 5-cio letni okres ochronny określony art. 25 ust. 3 ustawy o ochronie informacji niejawnych.
§ 7
Dokumenty, w odniesieniu do których klauzula nie została zmieniona, ani też zniesiona - zgromadzić w teczkach akt, które mogą obejmować dokumenty za okresy dłuższe, a więc wieloletnie. Teczki te opisać i zarejestrować -jak w § 5.
§ 8
Dokumenty tajne i poufne - wobec których wymagany okres ochrony jeszcze nie upłynął - podlegają przechowywaniu i zabezpieczaniu w kancelarii tajnej.
§ 9
Komisję zobowiązuję do opracowania protokółu z realizacji zadań związanych z przeglądem, zmianą klauzuli oraz zakwalifikowaniem dokumentów do brakowania (zniszczenia) - z podkreśleniem zasadności proponowanych rozwiązań.
§ 10
Przewodniczącego Komisji zobowiązuję do opracowania wniosku do Archiwum Państwowego - o uzyskanie zezwolenia na wybrakowanie akt zakwalifikowanych do zniszczenia. Do wniosku dołączyć:
a. 3 egzemplarze spisu -jak w § 3,
b. l egz. protokółu oceny dokumentacji archiwalnej - Pu A-34,
c. l egz. protokółu -jak w § 9.
§ 11
Po uzyskaniu zezwolenia z Archiwum Państwowego -
- doprowadzić do dokonania zapisów w dziennikach i rejestrach
stwierdzających fakt zniszczenia danego dokumentu,
- uzyskać akceptację dotyczącą zniszczenia i przekwalifikowania
dokumentów,
- dokonać zmiany klauzuli tajności na dokumentach,
- dokonać fizycznego zniszczenia dokumentów,
- sporządzić protokół stwierdzający fakt zniszczenia dokumentów.
§ 12
Dokumenty dotyczące przeglądu, przekwalifikowania i brakowania dokumentów, łącznie z zezwoleniem Archiwum Państwowego i protokółem fizycznego zniszczenia dokumentów - przechowywać w kancelarii tajnej - w wydzielonej teczce akt.
§ 13
Przeglądu i kwalifikowania dokumentów dokonać w terminie do dnia 31 maja 2005 r.
§ 14
Nadzór nad realizacją postanowień zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych.
§ 15
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.